Ofisinizdeki yazıcı ve fotokopi makinesi bakımından kimler sorumlu?
Ofisinideki belgelerin baskısına ve yazıcılara harcadığınız paranın mümkün olduğunca verimli olduğunu mu düşünüyorsunuz yoksa hesabın ucu kaçmış gibi mi görünüyor? Bir yazıcı problem çıkarır onarırsınız. Bir toner kartuşu boşalmışsa bir veya daha fazla sipariş verirsiniz. Yazıcıda kağıt kalmamışsa başka bir makineden kağıt aktarabilirsiniz. Yazıcınızın bakımını ve arıza giderme işlerini her zaman geç düşünülmüş gibi hissedebilirsiniz. Yazdırma verimliliği ve etkinliği en iyi şekilde karşılamak için tüm ofis ekipmanlarınız ve sarf malzemeleriniz için tek bir birime veya kişiye sorumluluk verilmesi önemlidir. Siz ve çalışanlarınızın yazıcıdan kimin sorumlu olduğunu ve yazıcı kapalıyken kimi arayabileceklerini merak ettiğiniz durumdan kaçınmak için bu sorumluluğu bir kişiye veya bir departmana atamak önemlidir. Tek bir kişiye sorumluluk atamak önemlidir, ancak bu kişinin de sıklıkla yardıma ihtiyacı olacaktır. Ofisinizin baskı teknolojisi yönetimi sorumluluklarınızı merkezileştirmesi ve verimli bir yönetilen baskı hizmetleri programı uygulamasının en iyi yolunu belirlemek için Elmakser'den yardım alın.
DOĞRU KİŞİLERİ SEÇMEK
❶ KİMİN ZAMANI VAR
Fotokopi ve yazıcı bakımını yönetmek için "kimin vakti var" sorusunun açık cevabı "hiç kimse" olsa da, çözümlerden biri onu iş tanımının bir parçası haline getirmektir. Bunu önemli bir öncelik haline getirebilecek birini bulun. Tabii ki bu noktada hedeflediğiniz kişinin teknoloji ile en azından biraz yatkın olması gerekmektedir.
❷ KİMLER SORUN GİDERMEYE YATKIN
Sorunlar karşısında pratik çözüm üretebilecek ve makine çalışma prensiplerine aşina bir kişi olması işi kolaylaştırır. Bu kişi veya kişiler, cihazlarda oluşan her türlü sorun karşısında (kulanıcıların çözümleyebileceği türden arızalar) kısa sürede müdehale edebilmeli gerekiyorsa teknik servis merkezi ile iletişim sağlayabilmelidirler.
❸ OFİS MAKİNELERİNDEN SORUMLU KİŞİYİ DİĞERLERİNE DUYURUN
Sorumluluğu üstlenecek birini seçtikten sonra bir sonraki adım verilen görevi çeşitli şekillerde, toplantılarda, e-posta yoluyla ve hatta yazıcının yakınına yapıştırılmış bir not etiketi ile duyurmak olacaktır. Böylece diğer çalışanlar, yazıcılar sorun yaratırsa ve normal düzeltmeler işe yaramazsa ne yapacaklarını bilirler.