Küçük ofisler için çok işlevli yazıcı seçimi nasıl yapılmalı?
Küçük işletme sahibi olarak şüphesiz ki ofis giderleri konusunda bütçenizi yakından takip etmeniz bir zorunluluk. İster yeni ofis malzemeleri satın alın, ister sermaye yatırımları yapın, kararınızı verirken bütçeniz merkezi bir faktördür. Mevcut yazıcınızdan, fotokopi makinenizden veya tarama aygıtlarınızdan hayal kırıklığına uğradıysanız, çok işlevli bir yazıcıya yükseltme yenileme zamanı gelmiş olabilir . Küçük işletme bütçenizin sınırlayıcı faktörleri göz önüne alındığında, yatırımınızın akıllıca olduğunu bilmek istersiniz. Aşağıda küçük işletmenize yeni bir çok işlevli yazıcı satın alırken düşünülmesi gereken birçok faydalı öneriler bulacaksınız.
KÜÇÜK İŞLETMELER İÇİN ÇOK İŞLEVLİ YAZICILARIN AVANTAJLARI
✅ TASARRUF SAĞLAMAK
Çok işlevli bir yazıcıya yapacağınız (MFP) yatırımınız tek özellikli bir yazıcı, fotokopi makinesi veya tarayıcıdan daha yüksek olsa da, tüm bu işlemleri ve daha fazlasını tek bir kompakt birimde gerçekleştirebilirsiniz. Bunun da ötesinde bir MFP yazıcı uzun süreli kullanım sağlayarak yüksek verimlilik ve düşük bakım maliyetleri sunar. Ofisinizde birden fazla cihaz için toner, mürekkep, kağıt ve bakım hizmetleri satın almak yerine, yalnızca bu sarf malzemeleri ve hizmetler için tek bir aylık ücret ödemeniz daha mantıklıdır.
✅ YERDEN TASARRUF
Bir MFP yazıcı, kopyalamak, yazdırmak, taramak ve fakslamak için ihtiyaç duyduğunuz alan miktarını azaltarak ofisinizde karmaşa yaratmaz. Tüm bu işlevler tek bir aygıt tarafından gerçekleştirildiğinde, ofisinizin MFP için birkaç farklı konumdan ziyade yalnızca küçük bir alanını ayırmanız yeterli olacaktır. Yalnızca bir cihaz için gerekli olan kullanım malzemeleri sayesinde depolama alanından da tasarruf edersiniz.
✅ DAHA FAZLA İŞLEVSELLİK
E-posta ve bulut bilişimin ortaya çıkmasıyla, faks makineleri bugün ofislerde giderek daha az yaygınlaşmaktadır. Ancak faks ihtiyacı tamamen ortadan kalkmadı. Birçok MFP ile, şirketiniz ayrı, tek amaçlı bir makine satın alma ve bakım masrafı olmadan ara sıra faks gönderme veya alma yeteneğini kolayca gerçekleştirebilir. Benzer bir şekilde çok işlevli bir yazıcı, tarama işlevi ile yepyeni bir iş akışı fırsatları, dosya paylaşımı ve depolama dünyası açar. Kolaylık ve tasarruf, küçük işletmeler için çok işlevli bir yazıcının avantajlarından bazılarıdır . Çalışanlarınız, bir MFP'nin belge oluşturma, çoğaltma, paylaşma ve depolama için sağladığı ek kolaylıklardan yararlanacak ayrıca yerden, paradan ve zamandan tasarruf edeceksiniz!
DOĞRU YAZICIYI SEÇMEK İÇİN 4 ADIM
Bugün piyasada satışa sunulan çok çeşitli çok işlevli yazıcılar var. Ancak her makine her işletme için mükemmel değildir. Bazıları büyük şirketler için idealdir bazıları ise küçük işletmelere yöneliktir. Bazıları özel yazdırma gereksinimleri için tasarlanırken bazıları daha geniş bir segmente hitap eder. İşte küçük işletmeniz için en iyi çok işlevli yazıcıyı ararken göz önünde bulundurulması gereken dört adım.
❶ . ADIM - TOPLAM SATIN ALMA MALİYETİNİN DEĞERLENDİRİLMESİ
Donanım maliyetinin ötesinde, sarf malzemeleri, hizmetler ve yazıcının verimliliği toplam sahip olma maliyeti üzerinde bir etkiye sahiptir . Örneğin, bir inkjet printer işiniz için daha düşük maliyetli olabilir, ancak uzun vadede çoğu işletme performans ve mürekkep değiştirme maliyetlerinin toplam sahip olma maliyetinin lazer yazıcılara göre daha yüksek bulduğunu düşünmektedir. Bu durumda daha verimli bir lazer yazıcı ile zaman içinde paradan tasarruf edebilir, uzun vadede mürekkep püskürtmeli bir yazıcıya daha fazla para harcayabilirsiniz.
❷ . ADIM - SİZE ÖNCELİKLİ OLAN FONKSİYONLARI DEĞERLENDİRİN
Ofisiniz için en iyi MFP'yi seçerken çalışanlarınızın baskı gereksinimlerini değerlendirin . İşletmeniz, tarama, kopyalama veya faks özelliklerini nadiren kullanan baskı ağırlıklı bir ofis mi? Veya şirketiniz günlük olarak etkin bir şekilde çalışmak için tüm bu özelliklere mi ihtiyaç duyuyor? Yazdırma, tarama ve faks gibi işlevler üstün özellikler olabilir, ancak kopyalama ofisiniz için öncelikli bir gereklilikse araştırmanıza isteğe bağlı özelliklere odaklanmadan önce yüksek kopya kalitesi sunan çok işlevli yazıcılara odaklanarak başlamalıdır.
❸ . ADIM - İŞ AKIŞI GELİŞTİRMELERİNİ DÜŞÜNÜN
Küçük işletmeniz için en iyi MFP yazıcıyı seçerken , hedeflediğiniz yazıcının ofisinizdeki iş akışını iyileştirme yeteneğini değerlendirin. Birçok ofiste birden çok çalışan yazdırma, kopyalama, tarama ve daha fazlası için tek bir aygıta güvenir. Bu tip ortamlarda ofisler aynı anda birden çok işlevi gerçekleştirebilen bir makine gerektirir. Bu üretkenliği artırır ve iş akışını kolaylaştırır. Bu nedenle, iş akışlarınızı değerlendirmek ve çok işlevli yazıcınızın herhangi bir iyileştirme fırsatı sağlayıp sağlayamayacağını belirlemek için zaman ayırın.
❹ . ADIM - KAVRAMA VE ANALİZ
MFP bir yazıcıyı bir iş istasyonu aracına dönüştürebilecek tüm ilave opsiyonların var olduğunu göz önünde bulundurun. Çok işlevli yazıcılar, kullanıcılar ve birim yöneticileri arasındaki iş durumu, yazdırma kuyrukları ve aygıt hazırlığı ile ilgili veri akışını izleme yeteneğine sahip olabilir. Bu bilgi sizi ve servis sağlayıcınızı iyileştirme ve maliyet tasarrufu fırsatlarını değerlendirmenizi sağlar. Son olarak yazıcının servis sağlayıcısının mevcut cihaz yönetimi araçları, yardımcı programları ve hizmetlerine olan kalitesini değerlendirdiğinizden emin olun. Teknik destek sağlayıcıdan çok az veya hiç destek almadan daha ucuz bir çok işlevli yazıcı, uzun vadede daha fazla paraya mal olabilir. Eksiksiz bir cihaz yönetimi ve teknik destek araçları paketi ile birlikte gelen bir cihazı tercih edin. Ayrıca hedeflediğiniz yazıcının döküman yönetimi hizmetlerini de inceleyebilirsiniz. Cihazın maksimum çalışma süresi ve düzenli bir sarf malzemesi akışı sağlamak için bakım ve yardım masası desteği sağlayan firmalar vardır ve aynı zamanda çalışanlarınızın yazdırma iş akışının bozulmasını önler.